当社は、全国に営業所が５箇所あり、営業担当者もそれぞれ数十名ずつ配置して活動しております。
営業担当者が立替えた諸経費は、営業担当者がその都度精算するので小口現金の管理が大変で困りました。
そのため仮払申請制にしたところ、領収書の集まりが悪くなり、いつまで経っても精算が終了しません。どういう方法を採ったら、精算や小口現金の管理、経理の手間が楽になるのでしょうか？

 

　まずは経費精算の通常の流れを整理したいと思います。 　

1. 営業担当者が経理担当者へ立替をした領収書を手渡す 　　
2. 経費の精算を行う（ここで営業担当者の経費精算は終了です） 　　
3. 営業担当者から手渡された領収書を基に出金伝票を起こす 　　
4. 営業担当者から手渡された領収書を基に現金出納帳に記帳する 　　
5. 出金伝票を基に会計ソフトへ仕訳入力を行う 　　
6. 金庫の中の現金残高と出納帳の残高、さらに会計ソフトの現金残高と を照合する 　 　

経費精算は多い場合でこれら６つの作業が必要になります。この一連の作業 を１回につき５分の時間を要し、１日に１０名の経費精算を実施すると仮定し ましょう。

　すると、１日におよそ５０分の時間を経費精算で使うことになります。１ヶ 月（稼動日数２０日と仮定）ではおよそ１７時間、１年ではおよそ２５日に相 当する時間を経費精算に要することになります。

　さらに現金残高と帳簿残高とが合わない場合、その原因追及で相当の時間を 費やすこともままあります。

　では、仮払申請の制度を活用しようとなるわけですが、これもご質問のよう にいつまで経っても精算が完了しないとお悩みの声をよく耳にします。そこで 「経費精算申請書」を活用し、経費の精算を都度精算から月１回精算に変更す る方法「経費精算申請制度」をお伝えしたいと思います。

　経費精算申請制度とは、領収書を「経費精算申請書」の裏面に糊付けし、そ の内容を表面に記載します。記載する内容は、支払日、支払金額、支払先、摘 要になります。 　これを１ヶ月間まとめて、その合計金額を給与振込の際に一緒に入金し精算 する制度です。

　この制度を活用すると以下のようなメリットがあります。

1. 現金の出入りが少なくなるので金庫内の現金を数える回数が減ります
2. 現金出納帳をつけることから解放されます 　　
3. 出金伝票を起票することから解放されます 　　
4. 金庫の中の現金残高と出納帳の残高、さらに会計ソフトの現金残高と を照合することが少なくなり、現金残高と帳簿残高との不合によるストレスから解放されます 　　
5. 経費精算申請書が領収書綴りの代わりになり、領収書を綴りへ貼り付ける手間が無くなります 　　
6. 経費精算で事務処理が中断することが少なくなります 　経費精算申請制度の活用により、各営業所で経費精算に関する作業時間が改 善され、これにより生まれた時間を付加価値の高い仕事への時間に充てること が可能になります。

　一度、経費精算申請制度を活用されてはいかがでしょうか。